#4 「組織でのNotion活用事例」発表会を行いました。 in クラスメソッドxアノテーションxネクストモード 3社合同Notion交流会 #notion
2023年10月06日(金)、クラスメソッドxアノテーションxネクストモード3社による『Notion共有会』の第4回社内イベントを開催しました。
前回第3回の開催内容はこちら：
『Notion交流会』の特集カテゴリはこちら：
第4回の開催内容は、組織(部署やチーム、タスクフォース等)でNotionを活用した例について、お話頂く事例発表会的コンテンツでお届けする形となりました。当エントリでは、その開催内容についてざっくりではありますが紹介したいと思います。
目次
- アライアンス事業部でのNotion構成見直し
- Notionのデータベースを用いた業務の計画と振り返り
- CXデザインチームでの情報共有や協力のためのNotion活用事例
- メンバーズドキュメントDBが解消する情報共有と情報成長の課題
- まとめ
アライアンス事業部でのNotion構成見直し
- 登壇者：さがら
発表者一番手は私と同じくアライアンス事業部 エンジニアグループに所属するさがらさんから。モダンデータスタック(MDS)のテックリードとして活動する傍らで、クラスメソッド全社Notion移行 完了後の事業部内Notion環境整備にも携わっていました。
Confluenceへの全面移行後、事業部内で作成・運用していたNotionの状況がカオスな状況(移行時のConfluenceコンテンツや移行後に新しく作成していた情報などが混在、統制自体厳密にしていなかったのもあって情報が乱立していた等)であった事に対し、部のメンバーから挙がったコメントを切っ掛けに改善に着手。数回のMTGを経て新構成案への移行を実施しました。
事業部で扱うものがサービスやソリューションであるため、それらを管理する「取り扱い商品」「ソリューション」「案件」等の情報をNotionDBで扱う構成・Notionのデータベース機能をフル活用する形にリニューアルする形となりました。情報のインプット先が大きく集約出来た一方、集約した事によってNotionDBの負荷が増えたりだとか、それでもまだ扱いに悩む情報が残っていたりという課題も残っている、とのことでした。
Notionのデータベースを用いた業務の計画と振り返り
- 登壇者：ハヂメ
二番手の発表は人事グループ 組織開発室よりハヂメさん。自身の業務活動を経て、Notionでのタスク管理をどのように行っていたかについてお話頂きました。基本的な軸は
- タスクの一覧をメンバー間で共有し
- 短いスパンで計画を立てて
- 短いスパンで振り返る
というもの。
Notionデータベースのカレンダービューを用い、タスクの一覧とカレンダーDBを連携。「その週におけるタスクの一覧を管理」出来るようにすることで振り返りもスムーズに行える状況を作っているという内容でした。カレンダー情報で週次のページを用意することでそこで管理すべきタスク一覧のテーブルもテンプレートで用意(タスク一覧でフィルタリングするデータは"テンプレート"でフィルタ)しておくことで管理効率を大幅に短縮していました。
CXデザインチームでの情報共有や協力のためのNotion活用事例
- 登壇者：小峰健範
発表三人目は CX事業本部 Delivery部デザインチームから小峰さん。デザインチームでNotionを活用している上で「スクラム」を絡めて展開しているとのことで、これは自分たちの活動をスクラムを通して効率化させ、かつ自己管理型のチームとなること、また様々なプロジェクトの開発プロセスにおけるデザイナーの関わり方とアップデートしたいという思いがあるそうです。デザインチームの様々なアウトプットをプロダクトとみなし、その品質とスピードを向上させる取り組みを行うべく「Notion Sprint」というテンプレートを使っておられました。
メンバーズドキュメントDBが解消する情報共有と情報成長の課題
- 登壇者：菅野 昌孝
四人目、最後の発表者はAWS事業本部 オペレーション部から菅野さん。発表テーマである「メンバーズドキュメントDB」のタスクフォース発起人である菅野さん自身からこのタスクフォースを立ち上げるに至った経緯と、作成にあたっての課題と対策についてお話頂きました。
「メンバーズ」はクラスメソッドが提供するAWS総合支援サービスを指します。このサービスを運営するにあたりクラスメソッド内部では非常に多くの社員が関わっているのですが、関連するドキュメントや情報が複数部署にわたって分散管理されている状況下で「他部署が持っている情報に辿り着けない、探せない」という課題がありました。
これを解決するためにNotionのDBを活用するという流れになったのですが、ここでのポイントはページ自体を移動させる・集約させるのではなく、「NotionのDBにURLを登録する」ことで対応したという点です。課題として直面していた点をこの方法で広い範囲でカバー出来るようになりました。
また、検索についても課題を抱えていたのですが、これについてはDBに「検索ワード」という項目を用意し、そこに入力した語句・キーワードで対象レコードが引っ掛かるようにすることで効率の良い改善が出来るようになりました。
そして最後に「情報のメンテナンスが気軽に・楽に行えると同時に利用者への負担を極力掛けずに情報が集約出来たということで情報提供者にとっても使いやすい、検索しやすい便利なものになった」と総括。セッションを締めました。
まとめ
という訳でNotion交流会第4回、組織におけるNotion活用例の発表のダイジェスト紹介でした。
発表頂いた皆さんはいずれも「Notionのデータベース機能」を有効活用する形でやりたいことを実現し、問題を解決、状況を改善されていたのが印象的でした。この辺は特に運営側で狙ったところでもなかったので(声掛けの際には「組織やチーム、タスクフォースに於いてNotionを活用した事例で何かお話頂けますでしょうか」的なオファーをしていたので)、Notionのデータベース機能は様々な用途で様々な効果を発揮出来る便利なツールなんだなぁと改めて実感しました。登壇頂いた皆様、また御参加頂いた皆様、ありがとうございました！
